A15 : Confidentialité des dossiers des participants

Préambule

Le Collège canadien de police (CCP) a l'obligation légale de protéger les renseignements personnels et scolaires en sa possession. La présente directive porte à la fois sur le droit à la vie privée des participants et la responsabilité du Collège quant à l'utilisation judicieuse des renseignements des participants.

Directive

Le CCP considérera le dossier de chaque participant comme un document unique et privé qui doit être conservé dans un endroit sûr et contrôlé. L'accès aux renseignements sur les participants, quel que soit le support (copie papier, base de données informatisée, microfiche), doit se faire dans le respect des principes de confidentialité en fonction des lignes directrices préétablies. Le CCP utilise les renseignements uniquement à des fins de tenue des dossiers, de production de rapports et d'analyse.

Les renseignements contenus dans les dossiers des participants sont conservés au bureau du registraire pendant au moins un an après le dernier cours suivi, après quoi ils sont éliminés et archivés.

Procédure, rôle et responsabilitiés

1. Par « dossier de participant », on entend les renseignements fournis à l'appui de l'admission d'un participant au Collège, auxquels est ajoutée la formation qu'il y a suivie. Pour une description plus détaillée du contenu des dossiers actifs et permanents, voir l'annexe A à la fin de la présente directive.
2. Les renseignements figurant dans le dossier du participant, créé et détenu par le bureau du registraire et les groupes de la formation, sont soumis aux principes de confidentialité décrits dans la présente directive.
3. Toutes les demandes d'information concernant des participants seront traitées dans le contexte de la présente politique.
4. Lorsqu'un participant demande l'accès à son dossier, un processus de validation est engagé. Si le participant communique avec le bureau du registraire par téléphone, il doit fournir des renseignements clés qui seront vérifiés par rapport à ceux en dossier. S'il se présente au bureau du registraire, il doit montrer une pièce d'identité avec photo valide.
   • Directives générales
   • 4.1 En règle générale, aucune information ne sera communiquée à des tiers externes sans l'autorisation écrite du participant, ce qui comprend les demandes d'employeurs éventuels, de services de police, d'agences d'évaluation du crédit, de sociétés de financement et de prêt, d'organismes d'enquête privés, de banques et d'organismes semblables.
   • 4.2 Les documents originaux versés aux dossiers des participants demeureront dans le dossier principal, mais des copies acceptables peuvent être remises aux représentants du Collège, sur demande, à l'appui de services administratifs ou académiques au nom du participant.
   • 4.3 Les documents d'autres établissements, comme les relevés de notes collégiales ou universitaires présentés à l'appui de la demande d'admission d'un participant ou du transfert de crédits, ne peuvent pas être certifiés et communiqués dans le cadre du dossier du Collège.
   • 4.4 Dans tous les cours, le registre des présences, pris à part, ne fait pas partie du dossier officiel du participant.
   • 4.5 Les participants qui accèdent à leur dossier peuvent en consulter le contenu, mais ne peuvent rien modifier ni rien retirer.
   • 4.6 À moins de circonstances exceptionnelles, aucune note ou aucun certificat ne doit être donné à un participant avant la remise officielle à tous les participants.
   • 4.7 Les demandes de chercheurs pour des études statistiques doivent être examinées par le registraire, puis recommandées aux fins d'approbation par le directeur général du CCP ou son remplaçant, avec des conditions précises qui assurent la protection de la vie privée du participant.

Directives connexes

Inscription aux cours du CCP – R02

Date de modification :

2018-02-27